Từ kê khai trên giấy đến thao tác số

Trong mô hình chính quyền địa phương hai cấp, địa bàn quản lý rộng hơn, bộ máy được tổ chức theo hướng tinh gọn, song yêu cầu phục vụ người dân, doanh nghiệp phải bảo đảm thông suốt, thuận tiện đến cơ sở. Đây cũng là yêu cầu đặt ra đối với quá trình chuyển đổi số trong giải quyết thủ tục hành chính: không chỉ đưa dịch vụ lên môi trường điện tử, mà phải tạo ra những tiện ích cụ thể ngay tại nơi người dân thực hiện giao dịch.

Từ yêu cầu đó, Phòng Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số, BHXH tỉnh Quảng Ngãi đã xây dựng Kiosk - là ứng dụng được cài đặt trên máy tính cảm ứng hỗ trợ người dân tra cứu, kê khai thủ tục hành chính, khai thác thông tin đã có trên hệ thống và in biểu mẫu ngay tại điểm giao dịch.

Chuyên viên BHXH hỗ trợ người dân sử dụng Kiosk.

Anh Lê Ngọc Tánh, Phó Trưởng phòng Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số, BHXH tỉnh Quảng Ngãi, người trực tiếp xây dựng Kiosk, cho biết ứng dụng được phát triển nhằm hỗ trợ người dân, doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận tiện hơn; đồng thời phù hợp yêu cầu sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy, đẩy mạnh phân cấp, phân quyền, vận hành chính quyền địa phương hai cấp và triển khai Đề án 06.

Với Kiosk, những thao tác vốn phụ thuộc nhiều vào giấy tờ và sự hướng dẫn trực tiếp được chuyển lên màn hình số. Người dân chỉ cần nhập mã số BHXH hoặc số căn cước công dân, hệ thống tự động hiển thị các thông tin nhân thân đã có. Sau khi kiểm tra, xác nhận, người dân có thể hoàn thiện tờ khai và in biểu mẫu để ký.

Tại BHXH cơ sở Kon Tum, chị Hoàng Thị Hiền, sinh năm 1985, trú tại phường Đăk Cấm, đến làm thủ tục tham gia BHYT hộ gia đình. Thay vì kê khai trên giấy, chị thực hiện các bước ngay trên Kiosk với sự hỗ trợ của viên chức BHXH.

“Trước phải chờ hướng dẫn từng bước, lần này tôi chỉ nhập mã số BHXH, đọc lại thông tin rồi in và ký, gọn trơn”, chị Hiền chia sẻ.

Hiện Kiosk hỗ trợ nhiều thủ tục như hưởng BHXH một lần; đổi, cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT; hoàn trả tiền BHYT; giải quyết chế độ thai sản BHXH tự nguyện, hưu trí và chuyển nơi hưởng lương hưu...

Điểm đáng chú ý là Kiosk không chỉ thay thế một tờ giấy bằng một màn hình điện tử. Giá trị lớn hơn nằm ở việc tận dụng dữ liệu đã có để giảm yêu cầu người dân phải khai đi khai lại những thông tin cơ quan BHXH đã quản lý.

Công nghệ phải tạo tiện ích thực chất

Để Kiosk sớm đi vào hoạt động, từ tháng 5/2026, BHXH tỉnh Quảng Ngãi chủ động triển khai theo điều kiện hạ tầng thực tế. Dù 8/15 cơ sở chưa có máy tính cảm ứng chuyên dụng, đơn vị không chờ đủ thiết bị mới triển khai, mà tận dụng ngay nguồn lực hiện có: 1 máy tại Văn phòng BHXH tỉnh và 37 máy tính để bàn tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của toàn hệ thống.

Cách làm này thể hiện một yêu cầu quan trọng của chuyển đổi số: công nghệ phải phục vụ công việc, thay vì chờ hoàn thiện đầy đủ điều kiện kỹ thuật mới bắt đầu cải cách.

Tính đến đầu tháng 8/2026, hệ thống Kiosk ghi nhận gần 6.120 lượt tra cứu và hơn 7.500 hồ sơ kê khai. Những con số này cho thấy mô hình đã bước đầu đi vào thực tế, trở thành thêm một kênh phục vụ người dân, doanh nghiệp tại các điểm giao dịch của ngành BHXH.

Hiệu quả dễ nhận thấy nhất là thời gian kê khai được rút ngắn. Với thủ tục hưởng BHXH một lần, trước đây người dân thường mất khoảng 30 phút, thậm chí lâu hơn nếu chưa quen với biểu mẫu hoặc phải chỉnh sửa thông tin. Khi sử dụng Kiosk, việc lấy thông tin, kê khai và kiểm tra được hỗ trợ tự động, giúp tiết kiệm hơn một nửa thời gian.

Tại BHXH cơ sở Sa Thầy, chị Nguyễn Thị Ngọc Bích, chuyên viên Tiếp nhận và Trả kết quả thủ tục hành chính, cho biết trước đây kê khai bằng giấy thường xảy ra tình trạng viết sai, phải thực hiện lại nhiều lần. Với người dân ở vùng sâu, vùng xa, chữ viết không rõ cũng có thể trở thành trở ngại trong quá trình hoàn thiện hồ sơ.

“Với Kiosk, thông tin hiển thị nhanh, đủ, rõ, dễ kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ”, chị Bích cho biết.

Tại BHXH cơ sở Đăk Hà, chị Lê Thị Thảo, kế toán Công ty TNHH MTV Cà phê 731, thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động. Theo chị, trước đây phải chuẩn bị khá nhiều giấy tờ và mất thời gian chờ hướng dẫn. Nay chỉ cần nhập mã số BHXH, thông tin được hiển thị đầy đủ, thuận tiện cho việc kiểm tra và in hồ sơ.

Từ góc độ người sử dụng, Kiosk giúp giảm thao tác kê khai thủ công, hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian. Từ góc độ cơ quan BHXH, việc chuẩn hóa những khâu có thể tự động hóa cũng góp phần giảm áp lực tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả.

Đến cuối tháng 7/2026, BHXH tỉnh Quảng Ngãi đã tiếp nhận, trả kết quả hơn 1,304 triệu hồ sơ. Trong khối lượng giao dịch lớn như vậy, mỗi thao tác được rút ngắn, mỗi lỗi kê khai được hạn chế đều có ý nghĩa nhất định đối với hiệu quả phục vụ.

Thời gian tới, BHXH tỉnh Quảng Ngãi dự kiến trang bị thêm 10 máy in đồng bộ với Kiosk để phục vụ in biểu mẫu, tờ khai và các giấy tờ liên quan. Ba máy tính cảm ứng tại khu vực phía Tây cũng sẽ được hoàn thiện cài đặt, sau đó điều chuyển về các BHXH cơ sở phía Đông, nơi tập trung đông dân cư và có nhu cầu giao dịch lớn.

Đổi cách phục vụ, lấy người dân làm trung tâm

Trong quá trình xây dựng nền hành chính số, thiết bị chỉ là công cụ. Điều quan trọng hơn là cách thức tổ chức phục vụ và hiệu quả mà người dân, doanh nghiệp thực sự nhận được.

Kiosk số tại BHXH tỉnh Quảng Ngãi không thay thế vai trò của viên chức tiếp nhận hồ sơ. Ngược lại, công cụ này chia sẻ những thao tác có thể chuẩn hóa, tự động hóa, để cán bộ có thêm thời gian hỗ trợ những trường hợp cần hướng dẫn trực tiếp. Người dân vẫn được giải đáp khi phát sinh vướng mắc, đồng thời từng bước hình thành thói quen chủ động thao tác và thực hiện dịch vụ công.

Từ việc khai thác dữ liệu sẵn có, Kiosk rút gọn quá trình từ nhập thông tin đến hoàn thiện, in hồ sơ. Qua đó, chuyển đổi số không còn dừng ở việc số hóa biểu mẫu, mà từng bước đi vào từng giao dịch cụ thể.

Thước đo của chuyển đổi số vì thế không chỉ nằm ở số lượng thiết bị được đầu tư hay số quy trình được đưa lên môi trường điện tử, mà trước hết phải là tiện ích thực chất đối với người dân. Một lần chờ đợi được rút ngắn, một lỗi kê khai được hạn chế, một thông tin không phải viết lại, một thủ tục được thực hiện thuận tiện hơn đều là những kết quả cụ thể của cải cách hành chính.

Từ một Kiosk tại điểm tiếp nhận đến một phương thức phục vụ mới là cả một quá trình. Khi công nghệ được đặt đúng chỗ, dữ liệu được khai thác hiệu quả và người dân được xác định là trung tâm, mỗi giao dịch được rút gọn không chỉ mang lại thuận tiện trước mắt, mà còn góp phần hình thành một nền hành chính số gần dân, minh bạch, hiệu quả và phù hợp yêu cầu vận hành chính quyền địa phương hai cấp./.