Trên cơ sở quy định pháp luật hiện hành về trách nhiệm của các cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) thực hiện ban hành danh mục, cấp mã loại giấy tờ, hồ sơ thủ tục hành chính để phục vụ công tác số hóa hồ sơ, lưu trữ, quản lý dữ liệu, tại các văn bản:

- Khoản 11 Điều 1 Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC quy định: “Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải có tối thiểu các trường thông tin: Mã loại giấy tờ; số định danh của tổ chức, cá nhân, trường hợp cá nhân không có số định danh cá nhân thì phải bổ sung họ tên, năm sinh, ngày cấp, cơ quan cấp; …”.

- Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC và thực hiện TTHC trên môi trường điện tử quy định: Điểm a Khoản 2 Điều 9 (Bóc tách dữ liệu của giấy tờ) quy định dữ liệu được bóc tách bao gồm có  “Mã loại giấy tờ”; Khoản 3 Điều 10: “Đối với các giấy tờ khác không phải là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì mã loại giấy tờ nêu tại khoản 1 Điều này được ghi theo cấu trúc <mã số thủ tục hành chính>.<mã loại giấy tờ theo quy định của bộ, ngành hoặc số thứ tự của giấy tờ trong thành phần hồ sơ trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính>.

- Thực hiện nhiệm vụ được giao tại điểm b khoản 2 Điều 14 Quyết định số 1333/QĐ-BHXH ngày 25/9/2023 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam về việc ban hành Quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính (TTHC) thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành BHXH Việt Nam.

Quyết định ban hành Danh mục mã loại giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam để phục vụ công tác số hoá hồ sơ, giấy tờ TTHC.

Việc ban hành Quyết định ban hành danh mục mã loại giấy tờ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Bảo hiểm xã hội Việt Nam nhằm phục vụ công tác số hoá hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính, quyết định này ban hành Danh mục mã loại thành phần hồ sơ gắn với Tên gọi của thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp cho cơ quan BHXH.

Quyết định số 2050/QĐ-BHXH ngày 17/12/2024 ban hành danh mục mã loại giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam, bao gồm những nội dung:

(1) Ban hành kèm theo Danh mục mã loại giấy tờ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Bảo hiểm xã hội Việt Nam là các biểu mẫu, tờ khai, đơn đề nghị do Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định, ban hành (tại Phụ lục I kèm theo Quyết định) bao gồm 20 mã loại giấy tờ với ký tự “G24.HS.XXX”, trong đó: “G24” là mã định danh điện tử của BHXH Việt Nam để phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương theo Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ; “HS” là viết tắt của hồ sơ; “XXX” là số thứ tự của mã loại giấy tờ.

(2) Cấp mã đối với giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam là biểu mẫu, tờ khai, đơn đề nghị do cơ quan, tổ chức khác quy định hoặc ban hành nhằm phục vụ công tác số hoá hồ sơ, giấy tờ và quản lý, lưu trữ trong Ngành BHXH Việt Nam (tại Phụ lục II kèm theo Quyết định), đáp ứng yêu cầu, đảm bảo thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử  bao gồm 180 mã loại giấy tờ với ký tự “HSK.XXX”, trong đó: “HSK” là viết tắt của từ “hồ sơ khác”, thể hiện tên gọi của giấy tờ trong danh mục hồ sơ giải quyết TTHC này chỉ dùng để số hóa hồ sơ, lưu trữ, quản lý, chia sẻ trong nội bộ các đơn vị cơ quan BHXH trong công tác giải quyết TTHC theo chức năng nhiệm vụ được giao.

Đồng thời, để việc ban hành danh mục mã loại hồ sơ, giấy tờ phục vụ công tác số hóa hồ sơ thủ tục hành chính, bảo đảm các thủ tục hành chính thực hiện trên môi trường điện tử đáp ứng yêu cầu, khả thi trong thực tiễn, Trung tâm Công nghệ thông tin có trách nhiệm hoàn thiện phần mềm Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ, cập nhật Danh mục mã loại giấy tờ ban hành tại Quyết định này để Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố tổ chức thực hiện công tác tiếp nhận, số hóa hồ sơ, giấy tờ và giải quyết thủ tục hành chính thống nhất trong toàn Ngành theo quy định.

Như vậy, tại Quyết định đã ban hành với tổng mã loại giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam tại hai Phụ lục là 200 mã loại làm cơ sở BHXH các tỉnh, thành phố triển khai áp dụng trong công tác số hóa hồ sơ, giấy tờ theo quy định pháp luật hiện hành.

Chi tiết xem tại đây https://baohiemxahoi.gov.vn/vanban/Pages/default.aspx?ItemID=4798