Về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, các đơn vị cần xây dựng Danh mục hồ sơ năm 2026 theo đúng quy định tại Điều 30 Quyết định số 4114/QĐ-BTC; xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Tài chính căn cứ Thông tư số 74/2025/TT-BTC ngày 07/7/2025 của Bộ Tài chính. Đối với hồ sơ, tài liệu không phải chuyên ngành Tài chính nhưng hình thành trong hoạt động của BHXH Việt Nam, căn cứ thời hạn lưu trữ của lĩnh vực chuyên ngành liên quan để xác định thời hạn bảo quản phù hợp. Việc lập hồ sơ công việc và hồ sơ điện tử phải được thực hiện ngay trong quá trình giải quyết công việc theo quy định tại Điều 31, 32, 33 Quyết định số 4114/QĐ-BTC; bảo đảm mỗi hồ sơ phản ánh đầy đủ quá trình hình thành, giải quyết; hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử thống nhất về thành phần, nội dung và thời hạn bảo quản. Hồ sơ điện tử được lập trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành cùng các phần mềm nghiệp vụ khác, bảo đảm đầy đủ văn bản điện tử, thông tin mô tả, chữ ký số hợp lệ của cơ quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền và khả năng truy cập, khai thác lâu dài. Các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2025 trở về trước phải được chủ động giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

Hình minh họa (nguồn: Internet)

Đối với BHXH các tỉnh, thành phố, việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi quản lý phải được triển khai nghiêm túc, đúng quy định pháp luật. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ phải được chỉnh lý đầy đủ; đặc biệt chú trọng khối hồ sơ tồn đọng chưa được chỉnh lý và hồ sơ hình thành trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, sáp nhập hoặc giải thể. Các đơn vị cần rà soát, thống kê, phân loại, sắp xếp hồ sơ đúng thành phần, nội dung và thời hạn bảo quản; chủ động xây dựng kế hoạch chỉnh lý, bố trí nhân lực, thời gian và điều kiện cần thiết để tổ chức thực hiện, phấn đấu hoàn thành trong năm 2026. Trường hợp không hoàn thành phải báo cáo BHXH Việt Nam (qua Trung tâm Lưu trữ), nêu rõ số lượng, nguyên nhân và đề xuất giải pháp. Trong quá trình chỉnh lý, việc xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ được thực hiện theo hai giai đoạn: đối với hồ sơ hình thành trước ngày 01/7/2025 áp dụng theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV, Quyết định số 1556/QĐ-BHXH năm 2019 và Công văn số 4792/BHXH-LT năm 2024; từ ngày 01/7/2025 áp dụng theo Thông tư số 74/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Bên cạnh đó, các đơn vị cần lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, đúng thành phần tài liệu để thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp Lưu trữ lịch sử; thực hiện đầy đủ quy trình tiêu hủy tài liệu hết thời hạn bảo quản theo Điều 23 và Điều 24 Quyết định số 3999/QĐ-BTC, bảo đảm đúng quy định pháp luật và an toàn thông tin.

Đối với hồ sơ hưởng BHXH, BHXH Việt Nam yêu cầu các đơn vị phân công viên chức phụ trách thường xuyên thực hiện thao tác đồng bộ lại các hồ sơ chưa lên Hệ thống Lưu trữ, bảo đảm các hồ sơ sau khi giải quyết xong được cập nhật đầy đủ. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ phải ký số đầy đủ trên file tiếp nhận hồ sơ đã đính kèm trong phần mềm tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ. Trường hợp bổ sung thành phần hồ sơ hoặc hồ sơ chưa có trên hệ thống, BHXH các tỉnh thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 3424/BHXH-LT ngày 25/12/2025 của BHXH Việt Nam.

Ngoài ra, việc bảo đảm điều kiện kho lưu trữ và an toàn hồ sơ, tài liệu cần được các đơn vị đặc biệt quan tâm. Các đơn vị rà soát, bố trí đủ diện tích kho lưu trữ hiện có để bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định; trường hợp không bảo đảm diện tích phải chủ động đề xuất giải pháp và báo cáo về BHXH Việt Nam. Đồng thời, thường xuyên kiểm tra tình trạng kho, trang thiết bị bảo quản; trang bị đầy đủ giá, kệ, hộp, bìa và phương tiện bảo quản; tổ chức sắp xếp hồ sơ khoa học, thuận tiện cho quản lý, khai thác và sử dụng; triển khai các biện pháp phòng, chống thiên tai, hỏa hoạn, côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu.

BHXH Việt Nam đề nghị các đơn vị nghiêm túc triển khai thực hiện; trong quá trình thực hiện nếu phát sinh vướng mắc cần phản ánh kịp thời về Trung tâm Lưu trữ để được hướng dẫn, xem xét giải quyết, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong toàn hệ thống./.