Trung tâm Lưu trữ, BHXH Việt Nam, ảnh minh họa

Theo đó, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống BHXH Việt Nam gồm 02 mức:

Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Một số hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn như: Sổ, tập lưu văn bản đi của cơ quan; Hồ sơ xây dựng các quy định, quy chế, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của Ngành, cơ quan; Hồ sơ xây dựng Danh mục bí mật nhà nước; Hồ sơ mẫu dấu của cơ quan, đơn vị; Hồ sơ giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; Hồ sơ, tài liệu tổng hợp về quy định biểu tượng của Ngành, tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước, bài phát biểu, thuyết trình, báo cáo, giải trình, trả lời chất vấn Quốc hội, tại các sự kiện lớn của Lãnh đạo Ngành, cơ quan, số ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của Lãnh đạo, Thư ký Lãnh đạo Ngành, đơn vị, hồ sơ ISO của Ngành, đơn vị; các Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề dài hạn, hằng năm…

Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được xác định thời hạn bảo quản theo số năm cụ thể và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét để quyết định tiếp tục bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định thời hạn bảo quản từ 5 năm đến 70 năm.

Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm như: Hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của Ngành, cơ quan, đơn vị theo quý, tháng; Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì, Báo cáo thống kê, tổng hợp, thống kê chuyên đề theo quý, tháng, Hồ sơ đổi, cấp lại thẻ BHYT...) và bảo quản 70 năm như: Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ, Hồ sơ kỷ luật cán bộ, Hồ sơ giải quyết chế độ BHXH, Số, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ, Hồ sơ phối hợp thực hiện thu, thu nợ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp; Hồ sơ phối hợp trong việc chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp...

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu được dùng đề xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam và áp dụng với 21 nhóm hồ sơ, tài liệu, bao gồm: Hồ sơ, tài liệu hành chính, tổng hợp; Hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển, kế hoạch phát triển, chiến lược, chương trình hành động, đề án, dự án; Hồ sơ, tài liệu tổ chức, cán bộ; Hồ sơ, tài liệu lao động, tiền lương; Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán; Hồ sơ, tài liệu kế hoạch đầu tư và xây dựng cơ bản; Hồ sơ, tài liệu hợp tác quốc tế; Hồ sơ, tài liệu pháp chế; Hồ sơ, tài liệu thi đua, khen thưởng; Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học; Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu công nghệ thông tin; Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, thanh tra chuyên ngành, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và kiểm toán nội bộ; Hồ sơ, tài liệu báo chí, truyền thông; Hồ sơ, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ; Hồ sơ, tài liệu thực hiện chính sách BHXH, BHYT, BH thất nghiệp; Hồ sơ, tài liệu sổ BHXH, thẻ BHYT; Hồ sơ, tài liệu thu, chi BHXH, BHYT, BH thất nghiệp; Hồ sơ, tài liệu giám định BHYT và thanh toán đa tuyến, dược, vật tư y tế; Hồ sơ, tài liệu quản lý đầu tư các quỹ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp; Hồ sơ, tài liệu của Hội đồng Quản lý; Tài liệu tổ chức Đảng, và các Đoàn thể cơ quan.

Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được Quy định tạo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu này thì có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng để xác định.

Xem chi tiết Quyết định số 1556/QĐ-BHXH tại đây./.