Ảnh minh họa (Nguồn Internet)

4 bước xây dựng Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH Việt Nam/BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh)/BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố (gọi chung là BHXH huyện) được ban hành hàng năm là căn cứ để lập hồ sơ công việc nền giấy hoặc điện tử (gọi chung là Danh mục hồ sơ của cơ quan). Danh mục hồ sơ của cơ quan xây dựng theo các bước sau:

Bước 1. Công chức, viên chức, người lao động của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam/các phòng thuộc BHXH tỉnh/các tổ nghiệp vụ thuộc BHXH huyện (gọi chung là đơn vị) dự kiến hồ sơ cần lập trong năm của đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ của Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam)/bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng của BHXH tỉnh/bộ phận lưu trữ thuộc Tổ nghiệp vụ của BHXH huyện (gọi chung là Lưu trữ cơ quan) tập hợp thành Danh mục hồ sơ của đơn vị rồi gửi Lưu trữ cơ quan.

Bước 2. Lưu trữ cơ quan tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan. Danh mục hồ sơ của cơ quan gồm các thành phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ. Danh mục hồ sơ theo Mẫu số 03 - Phụ lục IV Quy chế công tác văn thư ngành BHXH Việt Nam kèm theo Quyết định số 3012/QĐ-BHXH. Trình tự: i) Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ của cơ quan; ii) Xác định hồ sơ cần lập; iii) Xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ; iv) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ.

Bước 3. Hoàn thiện Danh mục hồ sơ của cơ quan. Lưu trữ cơ quan lấy ý kiến đóng góp của đơn vị có liên quan; bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo trình lãnh đạo BHXH Việt Nam (BHXH tỉnh, BHXH huyện) phê duyệt.

Bước 4. Căn cứ Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan đã được ban hành, Văn thư đơn vị tạo cây Danh mục hồ sơ của đơn vị dự kiến hình thành trong năm vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (QLVB&ĐH) của từng đơn vị theo Quyết định số 3012/QĐ-BHXH.

7 bước lập hồ sơ điện tử trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành

Hồ sơ điện tử trên hệ thống QLVB&ĐH lập theo các bước: Mở hồ sơ - Cập nhật thông tin chi tiết về hồ sơ - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ - Sắp xếp văn bản trong hồ sơ - Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ - Nhập Mục lục văn bản trong hồ sơ - Kết thúc hồ sơ.

Trách nhiệm tổ chức thực hiện

Tại Công văn yêu cầu (1) Trung tâm Công nghệ thông tin điều chỉnh, bổ sung chức năng hệ thống QLVB&ĐH và phần mềm Lưu trữ hồ sơ điện tử đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ việc lập Danh mục hồ sơ và lập hồ điện tử theo quy định, đồng thời có giải pháp kỹ thuật kết nối liên thông giữa hệ thống QLVB&ĐH, các phần mềm nghiệp vụ với phần mềm Lưu trữ hồ sơ điện tử trong việc tiếp nhận, nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan; (2) Trung tâm Lưu trữ hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, BHXH huyện triển khai xây dựng Danh mục hồ sơ và Lập hồ sơ điện tử và phối hợp với Văn phòng và Trung tâm Công nghệ thông tin trong việc hoàn thiện các chức năng trên Hệ thống QLVB&ĐH và phần mềm Lưu trữ hồ sơ điện tử; (3) Thủ trưởng đơn vị trực thuộc, Giám đốc BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện quán triệt, chỉ đạo công chức, viên chức, người lao động thực hiện nghiêm túc các quy định về lập Danh mục hồ sơ và Lập hồ sơ điện tử.