Ông Chu Minh Tộ trao sổ BHXH cho công nhân tại Công ty May 10.

Nhằm khắc phục phần nào những bất cập nêu trên, Luật BHXH số 58/2014/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 20/11/2014 quy định: Cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp sổ BHXH cho người lao động, quản lý sổ BHXH khi người lao động đã được giải quyết chế độ hưu trí hoặc tử tuất; người lao động có quyền được cấp, quản lý sổ BHXH và có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH.

Để thực hiện bàn giao sổ BHXH từ đơn vị sử dụng sang cho người lao động quản lý, BHXH Việt Nam đã ban hành Công văn số 4027/BHXH-ST ngày 14/10/2016 về việc hướng dẫn rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động, trong đó hướng dẫn: Đối với những sổ BHXH đã cấp trước năm 2009 theo Quyết định số 1443-LĐTBXH ngày 09/10/1995 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (mẫu cũ) được cấp lại sổ BHXH theo Quyết định số 1035/QĐ-BHXH gồm tờ bìa và toàn bộ tờ rời (mẫu mới) để trả cho người lao động quản lý; toàn bộ sổ BHXH theo mẫu cũ đục lỗ và lưu tại BHXH tỉnh. Đối với sổ BHXH cấp từ năm 2009 đến nay, theo mẫu mới thì không phải cấp lại, trả luôn cho người lao động (chỉ điều chỉnh, bổ sung thông tin nếu cần thiết).

Sự cần thiết phải cấp lại sổ BHXH theo mẫu mới

Thứ nhất, sổ BHXH do người lao động giữ được thống nhất một mẫu chung trên toàn quốc, ghi đầy đủ nội dung về nhân thân, quá trình đóng BHXH, BH thất nghiệp của người tham gia, sổ BHXH được in từ cơ sở dữ liệu đã rà soát, bổ sung đầy đủ và quản lý tập trung dữ liệu tại BHXH Việt Nam.

Thứ hai, sổ BHXH cũ cấp từ năm 1996 đến nay cũng đã 21 năm, chất liệu giấy không tốt, thời gian sử dụng tương đối lâu, với đặc điểm thời tiết, khí hậu nóng, ẩm của Việt Nam đến nay sổ BHXH này đã bị ẩm, mốc, rách, chữ nhòe. Do vậy, không đảm bảo khi người lao động tiếp tục bảo quản sổ và rất khó khăn cho cơ quan BHXH khi giải quyết chế độ cho người lao động.

Thứ ba, mẫu sổ BHXH cũ là quyển gồm 24 trang hoặc 48 trang, thông tin về nhân thân và quá trình đóng BHXH của người lao động do người sử dụng lao động dùng bút mực ghi trực tiếp lên sổ. Đối với những người lao động có quá trình đóng BHXH dài, chuyển qua nhiều đơn vị, sổ BHXH được ghi bằng nhiều loại mực, nhiều loại chữ khác nhau, nhiều trường hợp khi viết mực chưa khô đã được gấp lại nên bị dính giữa các trang sổ, nhòe chữ nên không đọc được thông tin ghi trên sổ.

Thứ tư, sổ BHXH cũ do nhiều đơn vị viết sổ nên chức danh nghề, công việc ghi không đúng quy định, thiếu nhiều thông tin về nhân thân của người lao động (như: số chứng minh thư, ngày tháng năm sinh, sửa chữa ngày tháng, sai tiền lương…). Năm 1996 bắt đầu triển khai cấp sổ BHXH đại trà (khi đó cơ quan BHXH mới thành lập), đội ngũ cán bộ công chức của ngành BHXH từ các ngành khác chuyển sang chưa nắm chắc nghiệp vụ và chưa có kinh nghiệm nên công tác thẩm định không chặt chẽ, một lượng lớn sổ BHXH ghi chưa đúng các chức danh của người lao động, ghi thời gian tham gia BHXH chưa chính xác, đến khi giải quyết chế độ cho người lao động phải thẩm định lại sổ BHXH mất rất nhiều thời gian, công sức, ảnh hưởng đến thời điểm hưởng chế độ của người lao động. 

Thứ năm, quy định phải ghi bổ sung sổ BHXH khi có sự thay đổi về chức danh, chức vụ, mức đóng, địa điểm nơi làm việc; nếu không có thay đổi thì một năm ghi và ký xác nhận vào cuối năm. Tuy nhiên, do khối lượng công việc quá lớn, phức tạp và việc ghi sổ hoàn toàn bằng thủ công nên người sử dụng lao động cũng như cơ quan BHXH không thực hiện kịp thời theo quy định, thường chỉ đến khi giải quyết chế độ BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động mới thực hiện nên nhiều trường hợp chốt sổ BHXH không chính xác, khi giải quyết chế độ BHXH hoặc di chuyển đi mới phát hiện ra và phải thực hiện điều chỉnh lại sổ BHXH.

Người lao động tại Công ty may 10 kiểm tra quá trình đóng BHXH trên sổ BHXH.

Tiện ích của việc trả sổ BHXH cho người lao động giữ theo một mẫu sổ BHXH thống nhất từ năm 2009 đến nay:

Đối với người lao động: Người lao động trên cả nước được giữ quyển sổ BHXH giống nhau; toàn bộ tờ bìa sổ, tờ rời hàng năm được in từ dữ liệu cấp sổ BHXH; sổ BHXH đã được cập nhật bổ sung đầy đủ các thông tin của người lao động về nhân thân, về quá trình đóng, hưởng BHXH, BH thất nghiệp; hàng năm được cơ quan BHXH cung cấp tờ rời tình hình tham gia BHXH, BH thất nghiệp của năm đó. Đảm bảo cho người lao động dễ kiểm tra, theo dõi các thông tin về nhân thân, về quá trình đóng BHXH của mình và có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH tốt nhất. 

Đối với cơ quan BHXH: Thông qua đợt rà soát, trả sổ BHXH này để hoàn thiện dữ liệu của người lao động, quản lý dữ liệu tập trung trên toàn quốc, tiến tới thực hiện thẻ điện tử BHXH; khi cơ quan BHXH giải quyết chế độ cho người lao động sẽ nhanh hơn, rút ngắn thời gian đáp ứng yêu cầu giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính cho người lao động.

Như vậy, việc cấp lại sổ BHXH thành một mẫu chung thống nhất trên toàn quốc để bàn giao cho người lao động quản lý là thực sự cần thiết, tuy có mất thời gian, công sức, chi phí của Ngành BHXH nhưng chúng ta vẫn phải làm. Đây thực sự là một bước thay đổi toàn diện để hoàn thiện sổ BHXH cho người lao động, đảm bảo người lao động giữ quyển sổ BHXH với nội dung chính xác, rõ ràng, đầy đủ thông tin về nhân thân, quá trình đóng BHXH, BH thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, được giữ quyển sổ BHXH sạch đẹp, đáp ứng yêu cầu bảo quản lâu dài. Đồng thời cơ sở dữ liệu của người tham gia BHXH được hoàn thiện, quản lý tập trung thống nhất tại BHXH Việt Nam phục vụ cho công tác quản lý, khai thác, giải quyết chế độ cho người lao động và cũng là cơ sở dữ liệu để hướng tới sử dụng cấp thẻ BHXH điện tử theo quy định của Luật BHXH./.