Tập huấn triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại BHXH tỉnh Đắk Lắk

Công tác văn thư được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội. Tuy nhiên, hiện công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước hiện nay đang bộc lộ những hạn chế như: Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng; phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công, việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng được nhu cầu mới , nhanh chóng , chính xác; việc xây dựng ban hành văn bản còn bị trùng lặp, chồng chéo… Từ thực tiễn đó, việc nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư là một nhu cầu tất yếu.

        Việc xây dựng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để sử dụng thống nhất trong toàn ngành với mục tiêu: Giúp lãnh đạo ngành BHXH quản lý, điều hành toàn bộ hệ thống văn bản trên Hệ thống công nghệ thông tin thông qua phần mềm quản lý và điều hành. Triển khai thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin kết hợp với Hệ thống quản lý chất lượng ISO (ISO điện tử); thực hiện kết nối, liên thông phần mềm quản lý văn bản với Văn phòng Chính phủ; tạo dựng hệ thống thông tin về BHXH tập trung của cả nước. Bên cạnh đó, còn đáp ứng yêu cầu nâng cấp, mở rộng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên toàn bộ hệ thống từ BHXH Việt Nam đến cấp huyện. Tiến tới xây dựng hệ thống điện tử thông suốt, kết nối và liên thông văn bản điện tử từ Trung ương đến cấp tỉnh và cấp huyện, phục vụ công tác luân chuyển, xử lý văn bản và chỉ đạo, điều hành của ngành trên môi trường mạng.

 Hệ thống được triển khai nhằm hiện đại hóa quy trình quản lý, điều hành trong cơ quan BHXH Việt Nam ở Trung ương và kết nối liên thông với Văn phòng Chính phủ. Hệ thống có rất nhiều tiện ích: Xây dựng hệ thống kho văn bản điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, đảm bảo việc gửi – nhận văn bản giữa các đơn vị; hỗ trợ đăng ký theo dõi lịch làm việc của BHXH Việt Nam, lịch làm việc của đơn vị; hỗ trợ công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ công việc; nhanh chóng cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và  cán bộ chuyên môn một cách chính xác, đầy đủ;…

Đây là phần mềm hệ thống, liên quan đến toàn bộ các hoạt động chỉ đạo, điều hành và tác nghiệp của Ngành, hy vọng trong thời gian tới và trong tương lai, phần mềm quản lý văn bản và điều hành sẽ góp phần nâng cao năng lực quản lý và phục vụ tốt hơn cho người tham gia BHXH, BHYT.