Trả lời: 
Theo quy định tại Văn bản hợp nhất 2525/VBHN-BHXH ngày 15/8/2023 của BHXH Việt Nam ban hành Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế:
Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.
Theo đó, tại Điều 43 Văn bản hợp nhất 2525/VBHN-BHXH về việc hoàn trả như sau: 
* Các trường hợp hoàn trả bao gồm: 
a) Đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật hoặc di chuyển nơi đăng ký tham gia đã đóng thừa tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
b) Các trường hợp hoàn trả BHXH tự nguyện, BHYT. 
c) Đơn vị chuyển tiền vào tài khoản chuyên thu không thuộc trách nhiệm quản lý thu của cơ quan BHXH tỉnh, huyện theo phân cấp.
d) Số tiền đơn vị, cá nhân đã chuyển vào tài khoản chuyên thu không phải là tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
đ) Kho bạc hoặc ngân hàng hạch toán nhầm vào tài khoản chuyên thu.
e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau theo hướng dẫn tại Công văn số 25/LĐTBXH-BHXH ngày 01/01/2016 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc hoàn trả tiền đóng BHXH, BHTN thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả và cấp lại sổ BHXH cho người lao động theo quy định.
g) Trường hợp đóng BHXH cho người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.           * Về thủ tục hồ sơ: 
- Trường hợp đơn vị đề nghị hoàn trả thuộc điểm a nêu trên: 
a) Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
b) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-LT57).
- Trường hợp hoàn trả thuộc điểm b, e: Người lao động lập Mẫu TK1-TS, kèm theo:
+ Sổ BHXH đối với người tham gia BHXH tự nguyện, tất cả các sổ  BHXH đối với người có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau.
+ Văn bản chứng thực hoặc bản kèm theo bản chính Giấy chứng tử đối với trường hợp chết.
- Trường hợp hoàn trả tiền đóng BHYT cho nhiều người trong cùng đối
tượng, UBND xã, Tổ chức dịch vụ thu/Cơ sở giáo dục lập danh sách đề nghị hoàn trả theo Mẫu D03-TS gửi cơ quan BHXH.
- Các trường hợp còn lại: đơn vị hoặc ngân hàng, kho bạc có văn bản đề nghị. 
Đối chiếu với trường hợp của bạn, đơn vị được hoàn trả phải có văn bản đề nghị gửi cơ quan BHXH tại địa phương nơi thu BHXH xem xét, giải quyết.