Về nguyên tắc mỗi người chỉ được cấp một sổ BHXH với thông tin cá nhân về tên, ngày, tháng, năm sinh, số CMND. Khi nghỉ việc bạn được công ty chốt, trả sổ BHXH và khi đi làm tại công ty mới, bạn phải nộp sổ BHXH cho công ty để tiếp tục tham gia BHXH.

Trong trường hợp người lao động có nhiều sổ mà không gộp sổ thì khi có nhu cầu hưởng bất cứ một chế độ bảo hiểm nào thì cơ quan BHXH cũng sẽ yêu cầu làm thủ tục gộp sổ rồi mới giải quyết hồ sơ hưởng chế độ. Vì căn cứ để giải quyết cho người lao động hưởng các chế độ BHXH, BH thất nghiệp là sổ BHXH thể hiện quá trình đóng đồng bộ với cơ sở dữ liệu trên hệ thống của cơ quan BHXH. Khi giải quyết hưởng các chế độ BHXH, BH thất nghiệp phải đối chiếu sổ BHXH với cơ sở dữ liệu thu, sổ thẻ trên toàn hệ thống.

Mặt khác, thời gian đóng BHXH để xét hưởng BHXH 1 lần là tổng các khoảng thời gian đã đóng BHXH liên tục hoặc không liên tục được cộng dồn từ khi bắt đầu đóng cho đến khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc theo quy định của pháp luật mà chưa hưởng BHXH 1 lần.

          Như vậy, bạn muốn hưởng BHXH 1 lần trước hết bạn phải làm thủ tục gộp sổ cộng dồn thời gian đóng BHXH, BH thất nghiệp. Hồ sơ gộp sổ theo quy định tại điều 27 văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam quy định thực hiện cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng, gộp sổ BHXH

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có);

Theo Điểm c, khoản 1, Điều 31 Công văn số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam quy định:

- c⁴⁶ Các trường hợp cấp lại, gộp sổ, điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH: kê khai hồ sơ theo quy định tại Điều 27 và nộp hồ sơ như sau:

- Người đang làm việc nộp cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH.

- c⁴⁷ Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.