Theo quy định tại Khoản 4, Điều 46 Quy trình thu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam thì: “Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BH thất nghiệp của các sổ BHXH vào sổ mới”.

Hồ sơ bao gồm: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) kèm theo sổ BHXH đã được cấp và nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang tham gia BHXH hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH để được gộp sổ BHXH.