Việc nhà trường, các cơ sở giáo dục đào tạo phổ biến hướng dẫn sử dụng các phần mềm học trực tuyến trong mùa dịch là điều cần thiết, vì tại thời điểm khủng hoảng như thế này, hacker dễ lợi dụng xâm nhập vào không gian mạng, các phần mềm học trực tuyến để đánh cắp thông tin cá nhân, phát tán mã độc gây ảnh hưởng đến người dùng và quá trình học tập. Nhà trường, giáo viên cần hướng dẫn học sinh, sinh viên các chức năng, cách truy cập cụ thể trên các phần mềm học trực tuyến để tránh xảy ra sai sót liên quan đến vấn đề bảo mật thông tin và an toàn thông tin trong quá trình giảng dạy.

Sử dụng phần mềm Zoom an toàn

Đặt mật khẩu cho lớp học

Tính năng mật khẩu cho lớp học giúp bảo mật thông tin. Hạn chế việc truy cập mạo danh hoặc truy cập từ các đối tượng không cần thiết. Mật khẩu Zoom giúp đơn giản và thuận tiện hơn trong công việc quản lý các lợp học và buổi họp trực tuyến mà bạn là người chủ trì.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tại giao diện chính của phần mềm, bấm chọn vào thẻ “Meetings”.

Bước 2: Tại giao diện cấu hình ID cho tài khoản, bấm “Edit” để chỉnh sửa thông tin.

Bước 3: Mặc định, Zoom sẽ tự động đặt mật khẩu cho ID của bạn. Nếu muốn thay đổi mật khẩu, hãy tích chọn và nhập mật khẩu muốn cài đặt.

Bước 4: Nhấn lưu lại và cung cấp ID và mật khẩu lớp học cho người tham gia để truy cập lớp học.

Xác thực người tham gia

Bước 1: Đăng nhập vào cổng web Zoom.

Bước 2: Trong bảng điều hướng, nhấp vào (Waiting Room) là một cách để lọc những người tham gia trước khi họ được phép tham gia cuộc họp. Điều này cũng cho phép chủ cuộc họp kiểm soát tốt hơn bảo mật trong phiên họp.

Tránh chia sẻ tệp tin

Cẩn thận với tính năng chia sẻ tệp của các cuộc họp, đặc biệt nếu người dùng không xác định đang gửi một tệp tin hoặc liên kết qua đó, những thứ này có thể chứa virus. Thay đó, hãy chia sẻ tài liệu thông qua các dịch vụ đáng tin cậy như Box hoặc Google Drive.

Loại bỏ những người tham gia không cần thiết

 Nếu nhận thấy ai đó đang làm gián đoạn cuộc họp, người dùng có thể kick họ trong tab "Participants". Di chuột qua tên, chọn "More" và xóa chúng. Người dùng cũng có thể đảm bảo họ không thể tham gia lại bằng cách tắt "Allow Removed Participants to Rejoin" trong tab " (Guest User) là người ngoài tổ chức mà được gửi lời mời thông qua email. Sau khi trở thành thành viên trong cuộc họp, khách mời sẽ có quyền được gọi, nhắn tin, họp và chia sẻ các tập tin. Mặt khác, người dùng ẩn danh (Anonymous users) sẽ không có thông tin chi tiết về bản thân và không có thông tin đăng nhập nào được lưu trữ trong Azure AD.

Vậy nên nếu muốn hạn chế người dùng ẩn danh tham gia cuộc họp, có thể tắt chức năng “Anonymous users can join a meeting” từ Trung tâm quản trị của Teams.

Sử dụng các ID và link khách nhau cho từng phần

Để bảo vệ cuộc họp trên Teams, người dùng nên đảm bảo rằng mỗi phần trong cuộc họp sẽ được tạo một meeting riêng với ID riêng.

Thiết lập cài đặt đối với người dùng trong cuộc họp

Có một vài chức năng cuộc họp trên Microsoft Teams. Điều này phụ thuộc vào người tổ chức cuộc họp, có thể chọn hoặc để họ thoát khỏi sảnh chờ (mục Lobby trong Ms Teams) và để họ chờ cho đến khi có người cho phép họ tham gia vào cuộc họp.

Trên MS Teams còn có chức năng cho Caller, người dùng có thể để họ tự động rời khỏi sảnh Lobby và nhận thông báo khi mà họ tham gia hoặc rời cuộc họp. Đối với chức năng Present, người dùng có thể cho phép tất cả mọi người hoặc lựa chọn từng đối tượng tham gia vào cuộc họp.

Theo Trung tâm giám sát An toàn thông tin không gian mạng Quốc gia