Hội nghị trực tuyến được triển khai tại 64 điểm cầu. Tham dự Hội nghị, tại điểm cầu Trung ương có đại diện lãnh đạo các đơn vị liên quan trực thuộc BHXH Việt Nam và đại diện Công ty Tecapro; tại điểm cầu 63 tỉnh, thành phố có đại diện lãnh đạo, trưởng các phòng nghiệp vụ có liên quan của BHXH.

Phó Tổng Giám đốc Đào Việt Ánh chủ trì Hội nghị.

Theo báo cáo về công tác lưu trữ năm 2018, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Nguyễn Thị Hà cho biết, tính đến hết tháng 9/2018, tổng số hồ sơ hưởng BHXH đang lưu trữ là 4.636.753 hồ sơ, tương đương 2.864 mét giá hồ sơ. Toàn bộ số hồ sơ hưởng BHXH đến tháng 5/2017 là 4.338.019 hồ sơ đã thực hiện số hóa, lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử, lưu trữ tại Trung tâm dữ liệu của Ngành. Số hồ sơ hưởng BHXH từ tháng 6/2017 đến tháng 9/2018 là 298.734 hồ sơ đã được lưu trữ hồ sơ điện tử và đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ, chuẩn bị thực hiện việc chuyển lên lưu trữ tại Trung tâm dữ liệu của Ngành.

Hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử đã chia sẻ đến BHXH Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Ban Thực hiện Chính sách BHXH và BHXH các tỉnh Đồng Nai, Nghệ An, Hưng Yên, Vĩnh Long, Bình Dương và tiếp tục chia sẻ đến 63 BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để khai thác sau khi Hội nghị kết thúc. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ nhấn mạnh, đây là một bước tiến vượt bậc trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành BHXH. Việc lưu trữ hồ sơ điện tử, dữ liệu điện tử với loại hồ sơ hưởng BHXH phần nào đã theo kịp xu hướng phát triển của xã hội.

Ngày 24/8/2018, BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 1030/QĐ-BHXH ban hành Phần mềm Lưu trữ Hồ sơ điện tử phiên bản 1.0 triển khai trong toàn ngành BHXH. Với cách thức khai thác tại Phần mềm “Lưu trữ Hồ sơ Điện tử 1.0” sẽ cung cấp công cụ quản lý, tìm kiếm toàn bộ hồ sơ đã được số hóa trên giao diện; thao tác nhanh chóng, dễ dàng. Cho phép tìm kiếm hồ sơ theo trường dữ liệu, theo nội dung hồ sơ, xem file hình ảnh rõ nét. Trạng thái xử lý phiếu yêu cầu, thông tin trên phiếu yêu cầu nhanh chóng và danh mục văn bản yêu cầu đều cho kết quả như mong muốn. Đảm bảo an toàn dữ liệu, lưu trữ song song một kho hồ sơ giấy và một kho hồ sơ điện tử đặc biệt trong điều kiện thời tiết, thiên tai và hỏa hoạn diễn biến phức tạp. Cho phép báo cáo thống kê, số lượng chủng loại hồ sơ lưu trữ (theo các trường định nghĩa) trên các giao diện phần mềm nhanh chóng, dễ dàng, góp phần cải cách thủ tục hành chính.

Về kết quả chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các tỉnh, thành phố, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ cung cấp: Tính đến nay đã hoàn thành và đang tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại 36 BHXH tỉnh. Trước khi thực hiện chỉnh lý hồ sơ, không xác định được số lượng hồ sơ trong kho cũng như phân định thời hạn bảo quản. Sau khi chỉnh lý, về cơ bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng hơn 20 năm đã được phân loại, xác định giá trị, thống kê, lập cơ sở dữ liệu quản lý, phục vụ tra tìm và khai thác sử dụng kịp thời và nhanh chóng.

Thời gian tới, BHXH Việt Nam sẽ tiếp tục triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, phấn đấu đến năm 2025 thực hiện 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân phối, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hoặc loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động nghiệp vụ...

Tại Hội nghị, các đại biểu đã tập trung đánh giá những kết quả đạt được công tác lưu trữ 9 tháng đầu năm 2018 và nêu ra những tồn tại, khó khăn, đề xuất những giải pháp để thực hiện tốt công tác lưu trữ trong thời gian tới. 

Tại điểm cầu BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Phát biểu tại Hội nghị, Phó Tổng Giám đốc Đào Việt Ánh đánh giá cao vai trò quan trọng của công tác lưu trữ đối với tất cả lĩnh vực hoạt động của ngành BHXH. Thời gian qua, Lãnh đạo Ngành luôn quan tâm, chỉ đạo thực hiện tốt công tác lưu trữ. Với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ cùng sự bùng nổ của thông tin số và nhất là trong bối cảnh xây dựng, vận hành Chính phủ điện tử, cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, thì việc lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH toàn ngành chuyển đổi phương thức truyền thống sang lưu trữ hồ sơ điện tử đã được số hóa, thuận tiện cho việc quản lý, khai thác hồ sơ, góp phần không nhỏ vào công tác cải cách thủ tục hành chính giải quyết chế độ cho người thụ hưởng BHXH.

Phó Tổng Giám đốc yêu cầu, trong thời gian tới, công tác lưu trữ hồ sơ, chính lý hồ sơ phải làm thường xuyên, liên tục, cần phải số hóa hồ sơ điện tử toàn bộ toàn Ngành, giúp cho việc quản lý, tra cứu, lưu trữ thông tin khoa học, hiệu quả; phần mềm lưu trữ hồ sơ phải được thiết kế thống nhất, hiệu quả; dữ liệu lưu trữ toàn Ngành phải được liên thông, thống nhất giữa các hoạt động nghiệp vụ liên quan. Cùng với đó, cần thường xuyên tổ chức, đào tạo, tập huấn cho cán bộ làm công tác lưu trữ nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn...

Cũng tại Hội nghị, đại diện Công ty Tecapro đã hướng dẫn và triển khai phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử phiên bản 1.0 cho 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương./.