Quyết định nhằm hướng dẫn nội dung và các bước thực hiện trong Quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của Ngành.

Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa (Ảnh minh họa)

Theo đó, các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa gồm:

1. Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện TTHC, bao gồm các loại sau:

a) Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của TTHC trước đó;

b) Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật về lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN và các quy định liên quan;

c) Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý của BHXH Việt Nam: thực hiện theo Quyết định ban hành danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam thực hiện số hóa;

d) Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản này và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện TTHC.

Các giấy tờ tại điểm a, b nêu trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết TTHC. Các giấy tờ tại điểm c khoản này thực hiện theo danh mục và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

2. Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình giải quyết TTHC (nếu là bản giấy), trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Người có trách nhiệm thực hiện số hóa là:

- Công chức, viên chức, người lao động được giao thực hiện tiếp nhận, xử lý, giải quyết và trả kết quả hồ sơ TTHC.

- Nhân viên của doanh nghiệp cung ứng bưu chính và các trường hợp khác được giao đảm nhận việc số hóa hồ sơ, giấy tờ theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 1 Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC.

Các yêu cầu đối với việc số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC:

- Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.

- Quá trình số hóa phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

- Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết TTHC khác có liên quan.

Quy trình số hóa: Thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC và thực hiện TTHC trên môi trường điện tử, quy trình số hóa được thực hiện qua các bước:

- Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử.

- Bóc tách dữ liệu.

- Cấp mã kết quả số hóa.

- Lưu kết quả số hóa

Quyết định số 1333/QĐ-BHXH có hiệu lực từ ngày 25/9/2023. Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam giao Trung tâm CNTT chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai hoàn thiện các chức năng của phần mềm Tiếp nhận và quản lý hồ sơ đáp ứng việc thực hiện quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ; kết nối, liên thông với các phầm mềm nghiệp vụ để đảm bảo việc tiếp nhận, luân chuyển và giải quyết, trả kết quả hồ sơ trên môi trường mạng./.