Theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam tại khoản 6 Điều 12, tiết 1.1.5 điểm 1.1 khoản 1 Điều 13 Quyết định số 636/QĐ-BHXH ngày 22/4/2016 về việc ban hành quy định về hồ sơ và quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH thì người sử dụng lao động có trách nhiệm “lưu trữ theo quy định Danh sách theo mẫu C70a-HD, Danh sách theo mẫu C70b-HD”; cơ quan BHXH có trách nhiệm “Tổ chức lưu trữ Danh sách theo mẫu C70a-HD, Danh sách theo mẫu C70b-HD cùng toàn bộ hồ sơ đã được duyệt hưởng chế độ; Danh sách theo mẫu 01B-HSB, hồ sơ đề nghị hưởng chế độ thai sản của người lao động thôi việc trước thời điểm sinh con, nhận con, nhận nuôi con nuôi (bao gồm cả bản sao lại sổ BHXH); quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ theo quy định”.

Tại khoản 5 Điều 13 Nghị định 166/NĐ-CP quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BH thất nghiệp và khoản 2 Điều 37 Quyết định số 838/QĐ-BHXH ngày 29/5/2017 của BHXH Việt Nam quy định đối với đơn vị sử dụng lao động thực hiện giao dịch điện tử toàn phần (không gửi kèm hồ sơ giấy) trong giải quyết hưởng chế độ BHXH có trách nhiệm: “Lưu trữ hồ sơ, chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về lưu trữ đối với những hồ sơ, chứng từ của người lao động, người tham gia kê khai; xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền đối chiếu, kiểm tra”. Điều 41 Quyết định số 838/QĐ-BHXH hướng dẫn: “Đối với đơn vị thực hiện giao dịch điện tử nhưng không gửi được trên Cổng thông tin điện tử, thực hiện gửi chứng từ giấy qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc gửi trực tiếp (đối với cá nhân) tới cơ quan BHXH để đối chiếu, xét duyệt trước khi nhận kết quả giải quyết”. Theo đó, đối với những đơn vị này thực hiện lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn toàn bộ hồ sơ điện tử theo quy định của pháp luật. Hồ sơ giấy đã chuyển cho cơ quan BHXH theo dịch vụ công ích sẽ do cơ quan BHXH lưu trữ.

Tại Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019 của BHXH Việt Nam ban hành quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BH thất nghiệp (thay thế Quyết định số 636/QĐ-BHXH) không hướng dẫn về quy trình, thủ tục hồ sơ giấy đối với đơn vị sử dụng lao động nên việc lưu trữ hồ sơ đối với các đơn vị thực hiện giao dịch điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định 166/NĐ-CP và hướng dẫn của BHXH Việt Nam tại Quyết định số 838/QĐ-BHXH nêu trên.