Trang chủVăn bản Xin chào Bạn ! [Đăng nhập]
Chào mừng kỷ niệm 22 năm Ngày thành lập Bảo hiểm xã hội Việt Nam (16/02/1995 - 16/02/2017)
Liên kết website
Ứng dụng CNTT trong lưu trữ hồ sơ - hiệu quả từ công tác cải cách TTHC 1/26/2017 10:14:00 AM Năm 2016, Trung tâm Lưu trữ tiếp tục hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Trong đó, với việc bắt đầu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin thông qua việc thực hiện dự án “Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử trong Ngành BHXH” thì đây cũng là năm đánh dấu một bước chuyển mình lớn trong công tác lưu trữ của Trung tâm. Nhân dịp năm mới 2017, Trang tin điện tử BHXH Việt Nam đã có cuộc phỏng vấn bà Nguyễn Thị Hà - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ xung quanh việc triển khai công tác lưu trữ năm vừa qua.
Luu tru 240117 03.JPG 
Giám đốc Trung tâm lưu trữ Nguyễn Thị Hà
trực tiếp hướng dẫn công tác số hóa tài liệu tại Trung tâm


* Phóng viên: Năm 2016 vừa khép lại, bà có thể chia sẻ về các hoạt động đã đạt được của Trung tâm Lưu trữ trong năm qua?

 - Giám đốc Trung tâm lưu trữ Nguyễn Thị Hà: Trong năm 2016, Trung tâm Lưu trữ (Trung tâm) luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Thứ trưởng, Tổng Giám đốc, cũng như của các Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam và sự phối hợp, tạo điều kiện của các đơn vị liên quan trong triển khai thực hiện nhiệm vụ; cùng với sự đoàn kết, nhiệt tình công tác của tập thể Trung tâm. Phát huy những thuận lợi, khắc phục khó khăn, Trung tâm đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ chính trị được giao và đạt được những kết quả chủ yếu sau: Trung tâm đã soạn trình 436 văn bản về thực hiện chức năng nhiệm vụ của Trung tâm, hướng dẫn nghiệp vụ, tham gia ý kiến, và trả lời cá nhân đơn vị.

Công tác quản lý lưu trữ, khai thác hồ sơ hưởng BHXH được triển khai chặt chẽ, hiệu quả. Theo đó, năm 2016 đã tổ chức tiếp nhận 251.465 hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng của 63 BHXH tỉnh, thành phố và BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an. Tra cứu, sao lục 1.235 hồ sơ h­ưởng BHXH của BHXH các tỉnh, thành phố, các đơn vị liên quan và cá nhân có nhu cầu sao lục. Tính đến nay, tổng số hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng lư­u trữ là: 4.328.061 hồ sơ, tương đương 2.730 mét giá tài liệu.

Công tác quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ hành chính, nghiệp vụ: trong năm đã tiếp nhận tài liệu, lập Danh mục tài liệu nộp lưu của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam. Đồng thời tiến hành chỉnh lý 166,9 mét giá tài liệu; chỉnh lý lại toàn bộ 50 mét tài liệu để lựa chọn tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Công tác bảo quản, phục vụ tra tìm khai thác hồ sơ, tài liệu tiếp tục được duy trì hiệu quả. Theo đó, phục vụ khai thác 105 hồ sơ cho 68 lượt yêu cầu của các đơn vị, cá nhân.

Công tác ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách hành chính tại Trung tâm được luôn chú trọng. Hưởng ứng cuộc thi “Sáng kiến cải cách thủ tục hành chính và giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BH thất nghiệp”. Trong gần 60.000 bài dự thi, Trung tâm đã đạt giải Nhì bài tập thể đề xuất sáng kiến giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH toàn Ngành và đã được Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam tặng Bằng khen.

Bên cạnh đó, trong năm 2016, Trung tâm đã phối hợp với Trường Đào tạo nghiệp vụ BHXH tổ chức 06 lớp đào tạo nghiệp vụ lưu trữ cho 720 học viên là viên chức làm công tác lưu trữ tại BHXH cấp tỉnh, cấp huyện thuộc BHXH các tỉnh, thành phố. Kết quả sau 5 ngày học tập: 100% học viên hoàn thành chương trình học tập, đủ điều kiện dự kiểm tra cuối khóa và được BHXH Việt Nam cấp Giấy chứng nhận hoàn thành khóa học.

Ngoài ra, trong năm qua, Trung tâm đã thành lập Đoàn đi kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tại BHXH 15 tỉnh, thành phố; hoàn thành việc bảo vệ Đề án nghiên cứu khoa học cấp ngành: “Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ điện tử hưởng BHXH hàng tháng trong Ngành BHXH”.

Và đặc biệt trong năm 2016, Trung tâm đã tổ chức triển khai thực hiện Dự án “Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử trong Ngành BHXH”, đây cũng là một công việc nổi bật, đánh dấu một bước chuyển lớn trong công tác lưu trữ hồ sơ của Trung tâm nói riêng và của Ngành nói chung.

 Luu tru 240117 01.JPG
Một góc kho lưu trữ hồ sơ giấy của Trung tâm


* Phóng viên: Theo bà, vài trò của công tác văn thư, lưu trữ được thể hiện như thế nào? Và việc lưu trữ hồ sơ giấy bằng phương pháp thủ công có những bất cập gì, thưa bà?

- Giám đốc Trung tâm lưu trữ Nguyễn Thị Hà:
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để khai thác, tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Với Ngành BHXH, là đơn vị thực hiện chính sách BHXH, BHYT đối với người dân, NLĐ thì công tác văn thư, lưu trữ nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều.

Từ khi thành lập Ngành BHXH đến nay, công tác văn thư, lưu trữ của Ngành được thực hiện theo hình thức lưu trữ hồ sơ giấy bằng phương pháp thủ công. Qua thực tế, việc lưu trữ hồ sơ giấy bằng phương pháp thủ công tốn nhiều thời gian, công sức lao động và dễ bị ẩm mốc, mối mọt, lão hóa. Hiện nhiều hồ sơ hưởng BHXH tại Trung tâm đã bị bay mất chữ, phai mờ ngay từ bản gốc khiến cho công tác khai thác hồ sơ phục vụ việc giải quyết chế độ cho các đối tượng rất khó khăn.

Mặt khác, với hồ sơ hành chính nghiệp vụ thì việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện đầy đủ. Lưu trữ bằng phương pháp thủ công nên nhiều hồ sơ, tài liệu chưa được chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị và thời hạn bảo quản; một số loại tài liệu đã hết thời hạn bảo quản nhưng chưa được phân loại đưa ra xem xét để tiêu hủy.

Bên cạnh đó, việc rủi ro trong điều kiện thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn có thể xảy ra bất cứ lúc nào, ảnh hưởng trực tiếp tới công tác bảo quản hồ sơ an sinh xã hội của hàng triệu người dân, NLĐ. Hệ thống phòng cháy chữa cháy của kho lưu trữ thuộc hệ thống chữa cháy chung của trụ sở làm việc, chưa đảm bảo việc phòng cháy chữa cháy an toàn. Do đó, việc lưu trữ hồ sơ giấy bằng phương pháp thủ công luôn là một thách thức lớn.

* Phóng viên: Được biết, trong năm qua, BHXH Việt Nam đã bước đầu triển khai Hệ thống lưu trữ điện tử trong Ngành BHXH. Xin bà cho biết thêm về công tác triển khai ứng dụng Hệ thống này?

- Giám đốc Trung tâm lưu trữ Nguyễn Thị Hà: Từ những bất cập của việc lưu trữ hồ sơ giấy bằng phương pháp thủ công, chúng tôi đã tiến hành xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện dự án “Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử trong Ngành BHXH” với hơn 4 triệu hồ sơ hưởng BHXH đang được lưu trữ tại Trung tâm. Và đây được coi là một giải pháp khắc phục toàn diện cho các vấn đề bất cập đã đề cập ở trên.

 Luu tru 240117 02.JPG
Dự án “Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử trong Ngành BHXH” đang được triển khai


Hệ thống lưu trữ điện tử được triển khai dưới hình thức số hóa tài liệu. Đây là quá trình chuyển đổi từ tài liệu dạng giấy lưu trữ trong các kho, tủ tài liệu sang tài liệu dạng số hóa lưu trữ trong máy tính, máy chủ hoặc các thiết bị lưu trữ công nghệ khác. Nó thể hiện tính chính xác, độ an toàn của hồ sơ, tài liệu, phục vụ tối ưu cho việc quản lý và khai thác tài liệu.

Việc chuyển đổi dần công tác khai thác tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác dưới dạng file điện tử giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu; giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc (do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác, sử dụng); phục vụ nhanh chóng yêu cầu của các cơ quan, đơn vị, các tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác hồ sơ; phục vụ hoàn chỉnh hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Cùng với sự phát triển lớn mạnh của Ngành BHXH, phấn đấu vì mục tiêu BHXH đối với mọi NLĐ và BHYT toàn dân thì công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu cũng ngày càng phát triển về khối lượng và tần suất công việc. Vì vậy, việc triển khai Hệ thống lưu trữ điện tử, góp phần tăng cường các biện pháp lưu trữ hiện đại, dần từng bước hạn chế việc lưu trữ bằng chất liệu giấy, nhằm giảm bớt sự cồng kềnh trong các kho lưu trữ của Ngành. Và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ sẽ tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ đáp ứng nhu cầu bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiện đại, góp phần cải cách thủ tục hành chính, vì một nền Chính phủ điện tử theo mục tiêu hướng tới tại Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ.

* Phóng viên: Bước sang năm 2017, ngoài những nhiệm vụ thường xuyên thì Trung tâm sẽ triển khai những mặt công tác trọng tâm nào thưa bà?


- Giám đốc Trung tâm lưu trữ Nguyễn Thị Hà: Nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao, trong năm 2017, Trung tâm sẽ tiếp tục tập trung triển khai một số mặt công tác trọng tâm như: tiếp tục tổ chức triển khai thực hiện Dự án “Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử trong Ngành BHXH”; kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tại một số BHXH tỉnh, thành phố; thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và tổ chức Hội nghị công tác Lưu trữ toàn quốc.

Và để hoàn thành tốt các nhiệm vụ chính trị được giao trong năm 2017, toàn thể cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm tiếp tục nỗ lực phấn đấu, quyết tâm cao trong ý thức tổ chức kỷ luật, nâng cao trình độ chuyên môn, giữ gìn phẩm chất đạo đức tốt./.

Trọng Nguyễn (thực hiện)
Thăm dò ý kiến
Bạn truy cập vào website BHXH với mục đích gì?
Tìm hiểu về BHXH, BHYT
Đọc tin tức
Liên hệ công tác
Tìm hiểu v/v tuyển VC
Thống kê truy cập
   Trực tuyến : 311
   Tổng số truy cập : 53597548
   Tổng số Hits : 79075713
* Hãy tích cực tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế để đảm bảo cuộc sống cho bản thân, gia đình và xã hội. * Chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế – Trụ cột của chính sách an sinh xã hội. * Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế là trách nhiệm và quyền lợi của mọi người . * Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế vì an sinh xã hội, vì hạnh phúc mọi người. * Thực hiện Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế là trách nhiệm của Nhà nước, doanh nghiệp và mọi người lao động. * Tham gia bảo hiểm y tế để được chăm sóc tốt về sức khoẻ và bảo đảm cho cuộc sống hạnh phúc. * Thực hiện tốt chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế là góp phần bảo đảm an sinh xã hội của đất nước. * Bảo hiểm xã hội - chỗ dựa vững chắc của người lao động * Hãy tham gia bảo hiểm thất nghiệp để được hỗ trợ cần thiết khi bạn mất việc làm * Bảo hiểm y tế đóng góp khi lành, để dành khi ốm. * Tham gia Bảo hiểm y tế là quyền lợi và nghĩa vụ của mọi người, vì sức khoẻ của bản thân, gia đình và cộng đồng xã hội. * Vì sức khỏe con em và tương lai đất nước, hãy tham gia bảo hiểm y tế * Phấn đấu thực hiện bảo hiểm xã hội cho mọi người lao động và góp phần xây dựng đất nước
Bảo hiểm Xã hội Việt Nam
Địa chỉ: Số 7 Tràng Thi, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Điện thoại/Fax: Văn phòng: 04 39347965 / 04 39361779 -*- Website: 04 36285233 / 04 39393613
Email: websitebhxh@gmail.com,website.tuyentruyen@vss.gov.vn

OpenWeb Framework version 4.6 Xây dựng bởi INGA Co.,Ltd.
Lên đầu trang